PENGALAMAN
kita masing-masing menunjukkan bahwa pada saat-saat tertentu setiap orang
betindak sebagai sejarawan, satu detik yang kita lalui barusan merupakan
sejarah. apakah dia berkunjung ke candi-candi, makam-makam dan museum. Sebuah
pemikiran yang secara spontan akan keluar bagai sejarawan, candi ini kapan
dibangun dan pada masa kerajaan apa. Urutan geologis kembali sampai
buyut-canggah, Utek-utek gantung siwur; apakah dia sedang mencocokkan nomor
togel; buku harian seseorang; melacak bekas kaki pencuri di lantai rumah dan
lain sebagainya. Kesemuanya tersebut pada hakekatnya menyangkut masalah bekas-bekas
kejadian, dokumen dan monumen.
Secara etimologis
kata archief atau arsip berasal dari
bahasa latin; archium, yang merupakan terjemahan dari bahasa Yunani; aqxeiov, yang berarti bangunan resmi
atau dokumen-dokumen resmi yang di simpan. Namun kalau dari bahasa Perancis dan
Inggris, orang menggunakan dalam bentuk jamak.[2]
Dengan demikian pengertian arsip pada mulanya mencakup bangunan atau gedung
tempat penyimpanan dokumen. Colin Mackenze dalam karyanya, A general View of the results of investigation
into geogrhapy, history antiguities and leterature in the island of jawa,
mengatakan bahwa arsip adalah sekumpulan informasi dalam bentuk memori,
laporan-laporan, dokumen-dokumen di dalam depot arsip yang di simpan secara sistematis.[3]
Dari uraian di atas kita bisa mengambil benang merahnya,
bahwasanya sebuah tulisanpun atau dokumen sangat berarti bagi pribadi dan oranglain.
Kurangnya kesadaran dalam pendokumentasian suatu dokumen merupakan
gejala-gejala akan matinya dimensi untuk sekedar kembali ke masa lampau.
Seorang sejarawan tidak mengingkari kenyataan bahwa banyak studi sejarah
dimulai karena tersedianya dokumen-dokumen, penemuan suatu monumen atau
prasati. Sejarawan yang mempunyai cara kerja sedemikian rupa dapat diumpamakan
sebagai kambing makan rumput di mana kambing tersebut di-ikat oleh pemiliknya.
ANGIN
SEGAR KEARSIPAN
Dalam
upaya menyadarkan masyarakat begitu pentingnya arti dan fungsi arsip dalam
kehidupan, sekiranya berbagai terobosan dilakukannya. Mulai pentingnya arti
arsip, fungsi arsip, manfaat arsip dan lain sebagainya. Sebuah kupon togel pada
saat ini belum tentu ada pada masa yang akan datang; tiket kereta api saat ini
tentunya akan beda dengan masa depan. Kesemuanya itu merupakan suatu dokumen
yang tentunya dijadikan referesi sejarawan yang akan datang untuk diteliti. Selain
itu dari pihak petugas arsip sendiri tentunya bisa langsung terjun ke
masyarakat luas atau ke sekolah-sekolah, pondok pesantren untuk mensosialisasikan
akan pentingnya pengarsipan, kalau perlu lembaga kantor arsip mengadakan
diklat/pelatihan terhadap masyarakat atau lembaga-lembaga.
Sebuah
huruf atau tulisan bisa dijadikan arsip pribadi, selain itu buku harian yang
kita tulispun bisa disebut arsip dokumen tulis, surat kantor, surat dari teman
sejati. Kalau kita tinjau dari Undang-Undang nomor 08 Tahun 1997, tentang
dokumen perusahaan Pasal II Ayat I menjelaskan bahwasanya sangat penting dan
berharganya sebuah perusahaan untuk membuat catatan (dokumen).
Seiring
perkembangan zaman mengepakkan sayapnya, membuat seseorang dimanja oleh
kemudahan dalam pengarsipan, entah pengarsipan untuk pribadi atau umum.
Berbagai kemudahan telah mengubah gaya pengarsipan, yang mana dulunya sebuah
dokumen hanya bisa di tempatkan di lemari yang terbuat dari kayu papan kini
sudah bisa di simpan dalam lemari besi. Selain itu juga dokumen-dokumen yang
sangat penting juga dapat di simpan
dalam media elektronik, seperti komputer, flass disk, Compack Disk. Ada juga
dokumen yang bebentuk suara, juga dapat di simpan dalam bentuk MP3, di simpan
dalam bentuk I-Pot atau direkam dalam kaset pita.
Seorang
penulis dapat menyimpan dokumen tulisannya di dalam komputer, anak remaja putri
dapat menuliskan segala peristiwa hariannya di dalam buku harian yang sudah
semakin banyak modelnya. Kesemuanya itu merupakan kemanjaan bagi kita semua
agar dapat dan mudah dalam pendokumentasian suatu benda atau tulisan yang
berharga bagi anak cucu kita di hari kelak.
LIFE
CYRCLY OF RECORDS (Proses Daur Hidup Arsip)
Arsip
sebagai kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan, keberadaanya merupakan hal
yang sangat penting, mengingat rekaman informasi sebagai sumber ingatan, sumber
sejarah maupun sebagai sumber informasi menduduki peranan yang sangat strategis
dalam rangka pengambilan keputusan maupun sebagai referensi.
Kalau kita lihat banyak yang
menganggap bahwasanya perkerjaan dalam menyelenggarakan kearsipan, identik
dengan keterpaksaan untuk sering menghirup debu yang membahayakan bagi
paru-paru. Oleh karena itu
pekerjaan arsiparis begitu tidak diminati dan kurang menarik. Namun seiring
kompleksnya bidang garapan dan permasalahan dalam penyelenggaraan kegiatan
aministrasi perkantoran dan kemajuan teknologi di tengah-tengah lintas trend globalisasi dunia, orang atau
masyarakat menyadari pentingnya sebuah pengarsipan yang secara sistematis, dan
itupun harus dilakukan oleh tenaga-tenaga yang terdidik dan profesional.
Dalam
perencanaan untuk penyelamatan arsip-arsip yang ada, dibutuhkan kehandalan para
tenaganya. Untuk mempermudah pekerjaan penggunaan arsip dinamis aktif,
penyediaan fasilitas sangat menentukan dalam keberhasilan pelaksanaan manajemen
arsip dinamis aktif. Fasilitas yang mendasar dalam penyusunan arsip dinamis
aktif antaralain meliputi sistem penyimpanan dan tata ruang. (Banu Prabowo,
1999:3-4). Selain itu diperlukan ruangan yang luas dan terdapat ventilasi dan
pencahayaan yang memadai agar arsip-arsip yang ada dapat udara segar dan
tentunya tidak lembab.
Selain
itu pada sistem penempatan atau pemberkasan (Filling Syatem) terdiri dari beberapa sistem, diantaranya; sistem
abjad, sistem nomor, sistem subyek, sistem wilayah dan sistem waktu. Sistem abjad ialah susunan pengarsipan
dengan berdasarkan susunan abjad kamus atau ensiklopedi. Sistem nomor ialah penempatan arsip ditandai dengan penempatan
nomor dan index. Biasanya sistem nomor ini digunakan di kalangan bisnis untuk
menyusun naskah-naskah yang berhubungan
dengan masalah faktur, surat pesanan. Sistem subyek ialah sistem ini berdasarkan penyususnan menurut
susunan subyek yang pada dasarnya susunan abjadnya menurut perincian judul atau
topik dokumen. Sistem wilayah ialah
menyusun atau menempatkan arsip di wilayah yang merupakan hal yang utama dalam
kandungannya dengan masalah yang terkandung dalam arsip tersebut. Sistem waktu ialah merupakan penempatan
arsip berdasarkan susunan urutan waktu, yang mengandung arti bahwa aspek waktu
memberikan kegunaan bagi kepentingan arsip.
Prinsip dasar dari pelayanan arsip adalah
peruntukkan bagi mereka yang membutuhkan, berhak menerima dan menggunakannya.
(Kennedy, Jay and Schauder Cherryl, 1998:passim). Menerima dan meneliti
permintaan dari peminjam setelah itu pada saat pengembalian maka arsip yang
dipinjam tersebut dikembalikan ke tempat awalnya.
Dengan
menjamurnya media elektronik, terutama media records untuk merekam arsip suara
tentunya dapat dilakukan dengan pita suara, MP3, atau memasukkan ke dalam CD.
Selain itu untuk tidak musnahnya foto-foto masa lalu dapan di scan dan di
masukkan ke data komputer, namun harus hati-hati sebab program komputer juga
bisa dihantam virus untuk merusak data-data yang ada. Jadi pengamanan program
agar tidak terhantam virus juga harus kuat dan sering di update agar data-data tidak hilang.
Sumber
Daya Manusia dalam lingkup lembaga pengarsipan juga harus ditilik agar dapat
mengolah dan memberdayakan arsip-arsip yang ada agar tidak cepat rusak.
Utamanya petugas juga mendapatkan pelatihan-pelatihan yang mendukung untuk
perkembangan pengarsipan. Secara formal arsiparis dinyatakan sebagai jabatan
fungsional melalui SK Menpen 36 Tahun 1990. Melalui SK ini pada dasarnya
merupakan pengakuan formal terhadap status, jalur karir dan PNS yang secara
khusus menangani dan bertanggungjawab dalam bidang kearsipan. (Binner Sitompul,
SH.,1998:passim).
Dalam
penyelenggaraan kearsipan, unsur SDM kearsipan memgang peran yang vital sekali
untuk kelancaran pengarsipan. Pada zaman Hindia Belanda menjajah Indonesia
seorang pribumi dipercaya untuk memelihara arsip (arsiparis). Pada waktu itu
pandangan terhadap pekerjaan kearsipan ini kurang menekankan pada aspek SDMnya.
Petugas arsip cukuplah yang bisa membaca dan menulis saja. Hal ini nampaknya
bisa dimengerti sebagai strategi politik pemerintahan Hindia Belanda, dengan
maksud untuk mencegah terjadinya pemanfatan informasi arsip untuk kepentingan
perjuangan kemerdekaan Indonesia.
SARAN,
pengarsipan di upayakan sistematis dalam mencari, mengumpulkan dan menyediakan
informasi baik dalam kegiatan administratif perkantoran maupun dalam melayani
masyarakat. Pada gilirannya, ini akan berpengaruh bagi keberhasilan kinerja
suatu organisasi atau lembaga dalam menekuni bidang usahanya. Dari situlah maka
pemberdayaan dan pengembangan pengarsipan wajib menjadi peluru kendali dalam
menjalankan tugas yang mulia ini, sehingga budaya pengarsipan menjadi kebiasaan
dalam diri orang.