Selasa, 23 Juli 2013

“ANGIN SEGAR KEARSIPAN DALAM KESEJUKKAN” (Pentingnya Arti Dan Fungsi Pengetahuan Sejarah Dalam Peranan Pendokumentsian Dalam Masyarakat)[1]

Oleh ;
Agus Ali Imron Al Akhyar



PENGALAMAN kita masing-masing menunjukkan bahwa pada saat-saat tertentu setiap orang betindak sebagai sejarawan, satu detik yang kita lalui barusan merupakan sejarah. apakah dia berkunjung ke candi-candi, makam-makam dan museum. Sebuah pemikiran yang secara spontan akan keluar bagai sejarawan, candi ini kapan dibangun dan pada masa kerajaan apa. Urutan geologis kembali sampai buyut-canggah, Utek-utek gantung siwur; apakah dia sedang mencocokkan nomor togel; buku harian seseorang; melacak bekas kaki pencuri di lantai rumah dan lain sebagainya. Kesemuanya tersebut pada hakekatnya menyangkut masalah bekas-bekas kejadian, dokumen dan monumen.
            Secara etimologis kata archief atau arsip berasal dari bahasa latin; archium,  yang merupakan terjemahan dari bahasa Yunani; aqxeiov, yang berarti bangunan resmi atau dokumen-dokumen resmi yang di simpan. Namun kalau dari bahasa Perancis dan Inggris, orang menggunakan dalam bentuk jamak.[2] Dengan demikian pengertian arsip pada mulanya mencakup bangunan atau gedung tempat penyimpanan dokumen. Colin Mackenze dalam karyanya, A general View of the results of investigation into geogrhapy, history antiguities and leterature in the island of jawa, mengatakan bahwa arsip adalah sekumpulan informasi dalam bentuk memori, laporan-laporan, dokumen-dokumen di dalam depot arsip yang di simpan secara sistematis.[3]

            Dari uraian di atas kita bisa mengambil benang merahnya, bahwasanya sebuah tulisanpun atau dokumen sangat berarti bagi pribadi dan oranglain. Kurangnya kesadaran dalam pendokumentasian suatu dokumen merupakan gejala-gejala akan matinya dimensi untuk sekedar kembali ke masa lampau. Seorang sejarawan tidak mengingkari kenyataan bahwa banyak studi sejarah dimulai karena tersedianya dokumen-dokumen, penemuan suatu monumen atau prasati. Sejarawan yang mempunyai cara kerja sedemikian rupa dapat diumpamakan sebagai kambing makan rumput di mana kambing tersebut di-ikat oleh pemiliknya.

ANGIN SEGAR KEARSIPAN
            Dalam upaya menyadarkan masyarakat begitu pentingnya arti dan fungsi arsip dalam kehidupan, sekiranya berbagai terobosan dilakukannya. Mulai pentingnya arti arsip, fungsi arsip, manfaat arsip dan lain sebagainya. Sebuah kupon togel pada saat ini belum tentu ada pada masa yang akan datang; tiket kereta api saat ini tentunya akan beda dengan masa depan. Kesemuanya itu merupakan suatu dokumen yang tentunya dijadikan referesi sejarawan yang akan datang untuk diteliti. Selain itu dari pihak petugas arsip sendiri tentunya bisa langsung terjun ke masyarakat luas atau ke sekolah-sekolah, pondok pesantren untuk mensosialisasikan akan pentingnya pengarsipan, kalau perlu lembaga kantor arsip mengadakan diklat/pelatihan terhadap masyarakat atau lembaga-lembaga.

            Sebuah huruf atau tulisan bisa dijadikan arsip pribadi, selain itu buku harian yang kita tulispun bisa disebut arsip dokumen tulis, surat kantor, surat dari teman sejati. Kalau kita tinjau dari Undang-Undang nomor 08 Tahun 1997, tentang dokumen perusahaan Pasal II Ayat I menjelaskan bahwasanya sangat penting dan berharganya sebuah perusahaan untuk membuat catatan (dokumen).

            Seiring perkembangan zaman mengepakkan sayapnya, membuat seseorang dimanja oleh kemudahan dalam pengarsipan, entah pengarsipan untuk pribadi atau umum. Berbagai kemudahan telah mengubah gaya pengarsipan, yang mana dulunya sebuah dokumen hanya bisa di tempatkan di lemari yang terbuat dari kayu papan kini sudah bisa di simpan dalam lemari besi. Selain itu juga dokumen-dokumen yang sangat penting juga  dapat di simpan dalam media elektronik, seperti komputer, flass disk, Compack Disk. Ada juga dokumen yang bebentuk suara, juga dapat di simpan dalam bentuk MP3, di simpan dalam bentuk I-Pot atau direkam dalam kaset pita.

            Seorang penulis dapat menyimpan dokumen tulisannya di dalam komputer, anak remaja putri dapat menuliskan segala peristiwa hariannya di dalam buku harian yang sudah semakin banyak modelnya. Kesemuanya itu merupakan kemanjaan bagi kita semua agar dapat dan mudah dalam pendokumentasian suatu benda atau tulisan yang berharga bagi anak cucu kita di hari kelak.

LIFE  CYRCLY  OF  RECORDS (Proses Daur Hidup Arsip)
            Arsip sebagai kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan, keberadaanya merupakan hal yang sangat penting, mengingat rekaman informasi sebagai sumber ingatan, sumber sejarah maupun sebagai sumber informasi menduduki peranan yang sangat strategis dalam rangka pengambilan keputusan maupun sebagai referensi.

            Kalau kita lihat banyak yang menganggap bahwasanya perkerjaan dalam menyelenggarakan kearsipan, identik dengan keterpaksaan untuk sering menghirup debu yang membahayakan bagi paru-paru. Oleh karena itu pekerjaan arsiparis begitu tidak diminati dan kurang menarik. Namun seiring kompleksnya bidang garapan dan permasalahan dalam penyelenggaraan kegiatan aministrasi perkantoran dan kemajuan teknologi di tengah-tengah lintas trend globalisasi dunia, orang atau masyarakat menyadari pentingnya sebuah pengarsipan yang secara sistematis, dan itupun harus dilakukan oleh tenaga-tenaga yang terdidik dan profesional.

            Dalam perencanaan untuk penyelamatan arsip-arsip yang ada, dibutuhkan kehandalan para tenaganya. Untuk mempermudah pekerjaan penggunaan arsip dinamis aktif, penyediaan fasilitas sangat menentukan dalam keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis aktif. Fasilitas yang mendasar dalam penyusunan arsip dinamis aktif antaralain meliputi sistem penyimpanan dan tata ruang. (Banu Prabowo, 1999:3-4). Selain itu diperlukan ruangan yang luas dan terdapat ventilasi dan pencahayaan yang memadai agar arsip-arsip yang ada dapat udara segar dan tentunya tidak lembab.

            Selain itu pada sistem penempatan atau pemberkasan (Filling Syatem) terdiri dari beberapa sistem, diantaranya; sistem abjad, sistem nomor, sistem subyek, sistem wilayah dan sistem waktu. Sistem abjad ialah susunan pengarsipan dengan berdasarkan susunan abjad kamus atau ensiklopedi. Sistem nomor ialah penempatan arsip ditandai dengan penempatan nomor dan index. Biasanya sistem nomor ini digunakan di kalangan bisnis untuk menyusun naskah-naskah yang berhubungan  dengan masalah faktur, surat pesanan. Sistem subyek ialah sistem ini berdasarkan penyususnan menurut susunan subyek yang pada dasarnya susunan abjadnya menurut perincian judul atau topik dokumen. Sistem wilayah ialah menyusun atau menempatkan arsip di wilayah yang merupakan hal yang utama dalam kandungannya dengan masalah yang terkandung dalam arsip tersebut. Sistem waktu ialah merupakan penempatan arsip berdasarkan susunan urutan waktu, yang mengandung arti bahwa aspek waktu memberikan kegunaan bagi kepentingan arsip.

             Prinsip dasar dari pelayanan arsip adalah peruntukkan bagi mereka yang membutuhkan, berhak menerima dan menggunakannya. (Kennedy, Jay and Schauder Cherryl, 1998:passim). Menerima dan meneliti permintaan dari peminjam setelah itu pada saat pengembalian maka arsip yang dipinjam tersebut dikembalikan ke tempat awalnya.

            Dengan menjamurnya media elektronik, terutama media records untuk merekam arsip suara tentunya dapat dilakukan dengan pita suara, MP3, atau memasukkan ke dalam CD. Selain itu untuk tidak musnahnya foto-foto masa lalu dapan di scan dan di masukkan ke data komputer, namun harus hati-hati sebab program komputer juga bisa dihantam virus untuk merusak data-data yang ada. Jadi pengamanan program agar tidak terhantam virus juga harus kuat dan sering di update agar data-data tidak hilang.

            Sumber Daya Manusia dalam lingkup lembaga pengarsipan juga harus ditilik agar dapat mengolah dan memberdayakan arsip-arsip yang ada agar tidak cepat rusak. Utamanya petugas juga mendapatkan pelatihan-pelatihan yang mendukung untuk perkembangan pengarsipan. Secara formal arsiparis dinyatakan sebagai jabatan fungsional melalui SK Menpen 36 Tahun 1990. Melalui SK ini pada dasarnya merupakan pengakuan formal terhadap status, jalur karir dan PNS yang secara khusus menangani dan bertanggungjawab dalam bidang kearsipan. (Binner Sitompul, SH.,1998:passim).

            Dalam penyelenggaraan kearsipan, unsur SDM kearsipan memgang peran yang vital sekali untuk kelancaran pengarsipan. Pada zaman Hindia Belanda menjajah Indonesia seorang pribumi dipercaya untuk memelihara arsip (arsiparis). Pada waktu itu pandangan terhadap pekerjaan kearsipan ini kurang menekankan pada aspek SDMnya. Petugas arsip cukuplah yang bisa membaca dan menulis saja. Hal ini nampaknya bisa dimengerti sebagai strategi politik pemerintahan Hindia Belanda, dengan maksud untuk mencegah terjadinya pemanfatan informasi arsip untuk kepentingan perjuangan kemerdekaan Indonesia.

            SARAN, pengarsipan di upayakan sistematis dalam mencari, mengumpulkan dan menyediakan informasi baik dalam kegiatan administratif perkantoran maupun dalam melayani masyarakat. Pada gilirannya, ini akan berpengaruh bagi keberhasilan kinerja suatu organisasi atau lembaga dalam menekuni bidang usahanya. Dari situlah maka pemberdayaan dan pengembangan pengarsipan wajib menjadi peluru kendali dalam menjalankan tugas yang mulia ini, sehingga budaya pengarsipan menjadi kebiasaan dalam diri orang.


[1] . Tulisan makalah ini di-ikut sertakan dalam rangka Lomba Artikel Kearsipan Tulungagung 2007
[2] . E.C. Godde Molsbergen, “Gesechiedenis van het Landscarchief tot 1816”, TBG, 76, 1936:7
[3] . Di ambil dari buklet tahun 1989
Bagi temen-temen yang ingin komunikasi bisa langsung via email: guschod@gmail.com dan terima kasih atas apresiasinya selama ini. Pendokumentasian dalam bentuk tulisan ini merupakan rentetan perjalanan di lapangan.

Follow by Email

PENELUSURAN BLOG

Kontak Persahabatan

Nama

Email *

Pesan *

Artikel Terkini

Klik Gambar Menuju Beranda

Kli Gambar Menuju Koleksi Buku Hasil Penelitian